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Espacios de Coworking

Características y servicios de los espacios de coworking

El factor de éxito

La pregunta es ¿por qué funcionan tan bien los espacios de coworking? En nuestro artículo anterior señalamos que la proyección al año 2022 es de un 100% más de espacios a nivel global. ¿Por qué preferir un modelo de coworking al alquiler de una oficina tradicional, tal como la conocíamos en el siglo veinte?

Un relevamiento de la Global Coworking Unconference Conference ha revelado que para los millennials la motivación no pasa por trabajar en un sofá. Lo que buscan es la sensación de comunidad, esa posibilidad de colaborar y moverse dentro de un ambiente creativo. En ese movimiento encuentran la ruta para su mejor desempeño.

Infografía-que-buscan-los-coworkers
Infografía con los resultados de la encuesta de GCUC.

El 89% de los coworkers manifestaron sentirse más felices al trabajar de esta manera. Al ser consultados sobre un beneficio específico que pudieran mencionar, la encuesta arrojó estos resultados:

Beneficio percibido por trabajar en un espacio de coworkingPorcentaje
Se sienten más felices89%
Aumentaron su red de contactos82%
Aumentaron su compromiso con el trabajo72%
Fueron ayudados o trabajaron con otros coworkers69%
Socializan y se sientes acompañados51%

En relación a la primera respuesta de la lista, el sondeo de GCU se pregunta ¿por qué se sienten más felices? y encuentra las siguientes razones:

  • Trabajan en lo que les gusta.
  • Tienen un espacio donde hacerlo con comodidad.
  • Disponen de tiempo para la vida social dentro del mismo espacio

Qué características y servicios miran los coworkers

Si se despeja la variable del precio, es decir si el coworker puede pagar el precio que propone el coworking (que tiene grandes variaciones y depende de cada espacio) las características y servicios que definen la elección son las siguientes: 

1. El estilo

Es probable que para algunos el amoblamiento o el diseño no resulte relevante y le parezca suficiente un escritorio con buena iluminación. En cambio, para otros, el ambiente creativo, los colores y la atmósfera del lugar son factores indispensables para mejorar el espíritu y alentar la disposición al trabajo:

Coworking Spaces Atocha en Madrid
Living de SPACES Atocha en Madrid.

Link a Ejemplos de coworkings 2

Centro de Negocios REGUS en Tel Aviv.
Living del Centro de Negocios REGUS en Tel Aviv.

La cocina, el bar, el café, el juego de billar o la recepción son otros espacios que los coworkers observan antes de decidir dónde apoyar su laptop. La clave es encontrar un sitio con cuyo estilo sentirse identificado o con el estilo que se prefiere para el tiempo de trabajo o para recibir a eventuales clientes.

Hay una gran diversidad de estilos y diseños:

  • Edificios.
  • Casas viejas, reformadas para oficinas compartidas.
  • Oficinas tradicionales que fueron reacondicionadas.
  • Cafés, bares y restaurantes que ofrecen horarios para trabajar.
  • Casas rurales.
  • Hostales.
  • Locales comerciales con grandes vitrinas a la calle.

2. La distribución de los espacios

Cada empresa de espacios de coworking ofrece sus soluciones de acuerdo a una idea previa de cuáles son las necesidades de sus usuarios. Lo interesante es justamente apreciar la forma en que resuelven esas necesidades en un plano. Un dibujo de planta o un plano de un coworking puede decirnos mucho sobre cómo será el día a día en ese lugar. 

Distribución de espacios de Spaces Amstel en Amsterdam.
Distribución de espacios de Spaces Amstel en Amsterdam.

La distribución de espacios influirá en la decisión que tomará el coworker. Por ejemplo, si una persona no quiere ser molestada, un sitio que tenga todos sus escritorios cerca de las áreas sociales o de la entrada no sería una buena decisión.

Por el contrario, si alguien buscara enrolarse en un equipo o nutrirse de nuevas ideas, lo mejor será que el sitio tenga grandes áreas sociales y/o varias zonas de puestos flexibles (explicados más abajo).

Los grandes jugadores del negocio del coworking se especializan en el diseño de puestos de trabajo más humanos. La clave es que los rodean de otros espacios que favorecen la productividad y la creatividad, al tener en cuenta que hay diferentes momentos y actividades de una persona durante su tiempo de trabajo:

NecesidadesEspacios
Trabajo en grupoSalas de reuniones
Silencio para concentrarseOficinas independientes
InteractuarAreas sociales
Puestos de trabajo flexibles
Oficinas virtuales
Trabajar en un proyectoPuestos de trabajo fijos o flexibles
Producir artesanías o artículosTalleres especializados
Lanzar un productoShowrooms, salas de exhibición
Conferencias y cursosAuditorios
ActualizarseAgenda de capacitación

3. Los puestos de trabajo

Al momento de tomar una decisión, el coworker mira no solo el espacio en general sino las posibilidades de su propio puesto de trabajo. Observará, por ejemplo, si va recibir o no luz natural durante el día o qué nivel de ruido hay en el área. Decidir sobre estas condiciones podría definir el éxito de su estadía.

Por regla general, los coworking ofrecen puestos de trabajo de estas características:

Puestos flexibles (Hot Desks)

Los Hot Desks o Puestos Flexibles suelen ser la opción más económica para trabajar en un coworking. Son espacios justos para trabajar con un portátil y por lo general están en ambientes abiertos y luminosos.

Hot Desks de Nevermind en Guadalajara, México.
Hot Desks de Nevermind en Guadalajara, México.

El puesto flexible no puede ser reservado, el coworker ocupa el espacio que encuentra disponible. La persona que ocupe un Hot Desk tendrá más compañeros de trabajo a los lados y al frente.

Hot Desks en Coworking La Huerta de Buenos Aires
Hot Desks de Coworking La Huerta en Buenos Aires.

La mayoría de estos espacios están bien diseñados y cumplen con las normas de ergonomía, aunque puede haber excepciones.

Escritorios Dedicados

Son puestos fijos con alguna comodidad adicional a la del Hot Desk, como el espacio de guardado y la posibilidad de ser modificados o personalizados.

Un escritorio dedicado de SPACES Atocha en Madrid.
Un escritorio dedicado de SPACES Atocha en Madrid.

Es común que los coworkers dejen en sus escritorios monitores de gran tamaño para conectar a sus laptops, como así también retratos, plantas, juguetes u otros elementos decorativos que los ayude a crear su espacio personal.

Escritorio en Homework, Ciudad de México.
Escritorio en Homework, Ciudad de México.

Oficinas Privadas

Cuando son pequeñas, las oficinas disponen del amoblamiento justo y necesario para que puedan trabajar unas pocas personas. Aún conservando el estilo decorativo del resto del espacio, suelen tener de 6 a 9 metros cuadrados.

Oficina para 1 persona en WeWork Krucza 50, Polonia.
Oficina para 1 persona en WeWork Krucza 50, Polonia.

Hay grandes empresas que han optado por utilizar el modelo coworking en lugar de hacer ampliaciones o alquilar oficinas tradicionales. Estas empresas suelen disponer de oficinas más grandes, de varias oficinas o de pisos enteros dentro de un edificio de coworking. 

Oficina en el REGUS SARONA de Tel Aviv.
Oficina en el REGUS SARONA de Tel Aviv.

Talleres

No es tan típico como lo anterior, ya que solo aparecen en los espacios de coworking especializados en oficios. En los talleres se encuentran las mesas apropiadas, los equipos y las herramientas para trabajar en un oficio determinado. La idea es compartir “el hardware” específico de un tipo de trabajo para bajar los costos de adquisición y mantenimiento, como así también para el enriquecimiento personal y profesional que brinda el hecho de trabajar entre colegas.

Un ejemplo de taller colaborativo se puede observar en Laborando.

4. Áreas sociales

En el esquema de oficinas corporativas del siglo XX, la comunidad de empleados se ubicaba generalmente en puestos de trabajo modulares. El encuentro entre personas sucedía en los corredores, en los baños o en los comedores, es decir en los márgenes del espacio productivo.

Cuando empresas como Google, Apple o Microsoft comenzaron a diseñar y mostrar sus zonas de esparcimiento en el medio de los pisos de trabajo, la tendencia fue permeando a todos los diseños de plantas corporativas.

Living de Coworking El Bosque en Santiago de Chile.
Living de Coworking El Bosque en Santiago de Chile.

El coworking entendió el beneficio de los espacios lúdicos y sociales para el desarrollo de la creatividad y para encuentros cara a cara con personas,  para hablar de sus proyectos o de sus planes. Es en estos espacios donde se construye la sensación de comunidad.

Spaces Reaumur en Paris.
Spaces Reaumur en Paris.

Los distintos espacios de coworking ofrecen una amplia gama de zonas sociales:

  • Espacios lounge, grandes livings con mobiliarios innovadores.
  • Cocinas compartidas.
  • Bares, barras de café, mesas en los patios y terrazas.
  • Comedor.
  • Auditorios (con agenda propia).
  • Juegos.
Terraza Timberland en Homework de Ciudad de México.
Terraza Timberland en Homework de Ciudad de México.
Encuentro en Área Cowork de Santiago de Chile.
Encuentro en Área Cowork de Santiago de Chile.

Link a quis y zeta, dos espacios de coworking con grandes áreas sociales

5. Las salas de reuniones

Las salas de reuniones pueden ser la clave si la actividad requiere de mucha interacción con clientes o invitados.

Sala de reuniones de The Pool en Ciudad de México.
Sala de reuniones de The Pool en Ciudad de México.

En estos casos los coworkers prestan a atención a los siguientes factores:

  • Equipamiento. Se espera que una sala de reunión disponga de algún tipo de pantalla LED grande o de un proyector de buena resolución y buena calidad de sonido.
  • Mobiliario. Las mesas y sillas deben poder permitir cierto movimiento, para configurar la sala de acuerdo al tipo de reunión (junta, capacitación, presentación, etc.).
  • Cerramiento. En algunas reuniones podrían tratarse temas estratégicos de un negocio. Las paredes de vidrio son muy bonitas, pero para estos casos deberían poder cerrarse con cortinas.

6. La ubicación y el acceso

¿Se puede acceder fácilmente al punto de ubicación del coworking? 
Las estaciones de transporte público cercanas se perciben como un valor agregado en la lista de características y servicios.

Si el espacio está en una zona urbana de mucho tránsito, el lugar de aparcamiento de vehículos vale como el oro.

Mira nuestro mapa de coworkings

7. Los coworkers compañeros de piso

Hay espacios de coworking especializados o temáticos, que se ofrecen en forma muy dedicada a un público determinado. Esta tendencia se observa con fuerza en España, donde han aparecido sitios dedicados a sastres, diseñadores, artesanos, ambientalistas y escritores.

Coworking Laborando, un espacio especializado.

Bajo este esquema se han desarrollado también las soluciones para nómadas digitales, que pueden aprovechar la membresía a una marca de coworking con oficinas en muchas partes del mundo, como si fueran socios de un club. 

Hay espacios de coworking para madres que no quieren dejar de estar cerca de sus bebés mientras trabajan. Incluyen zonas de juego para niños y personal especializado.

Las grandes empresas de coworking están analizando otros nichos para estos espacios tematizados.

Por otro lado, también aparecen espacios enfocados en clientes corporativos, que demandan muchos metros cuadrados y varios servicios adicionales.

8. El horario de apertura

Las grandes empresas de espacios coworking han optado por un servicio 24×7. Sus clientes pueden ingresar en cualquier momento insertando su tarjeta para abrir las puertas.

¿Por qué? Se trata de cubrir el 100% de las necesidades de trabajo de sus clientes. Por ejemplo, es probable que tengan otro empleo y acudan al coworking en la madrugada y los fines de semana. Hay personas que logran una mejor concentración en las noches o reuniones que se extienden hasta tarde. No hay límites.

En los espacios más chicos esta condición es difícil de sostener, debido a la cantidad de empleados que requiere. Por ello estos espacios suelen tener un horario de apertura y de cierre. En algunos de estos espacios está permitido concurrir los fines de semana, en otros no.

9. El ingreso y la recepción

El ingreso al espacio es un tema de importancia para los coworkers que reciben clientes. Cuando el espacio está armado dentro de un edificio con control de acceso, los visitantes ocasionales tendrán que ser identificados en cada ingreso. Si el coworking es una casa, el ingreso podría ser más directo. 

Recepción de Spaces Atocha en Madrid.
Recepción de Spaces Atocha en Madrid.

Una vez que se ingresa al espacio, la recepción debe ofrecer algunas comodidades y servicios, tanto a los coworkers como a sus invitados. Las funciones típicas de una recepción son:

  • Controlar el ingreso de personas sin membresía.
  • Gestionar los espacios flexibles del coworking y su sala de reuniones.
  • Manejar la recepción de los envíos y la correspondencia.
  • Manejar los equipos de uso común, como impresoras y scanners.

10. Los servicios adicionales

Los potenciales clientes podrían requerir algunos los servicios típicos de cualquier oficina. Sin dudas, el más importante es el tipo de conexión a Internet, que deberá ser siempre de alta velocidad y con capacidad para atender la demanda simultánea de todos los presentes.

La limpieza diaria o permanente de todo el espacio tampoco es negociable, como así tampoco lo será la disponibilidad de algunos insumos como el café, el agua potable, algunos snaks y hasta a veces los jugos de fruta. Estos extras han convertido en beneficios inherentes al coworking y casi siempre se espera que estén incluidos en el pago del servicio.

Rincón de cafetería de Coworking La Eliana en Valencia, España.
Rincón de cafetería de Coworking La Eliana en Valencia, España.

Otros servicios que pueden agregar valor a la oferta son:

  • Impresoras de calidad y escáner.
  • El equipamiento de la sala de reuniones.
  • Juegos.
  • Cabinas privadas unipersonales para hablar por teléfono.
  • Una agenda propia de eventos profesionales y sociales.
  • Un servicio de correo y envíos de paquetería.
Impresora, scaner y fotocopiadora en WeWork Enrique Butty, Buenos Aires.
Impresora, scaner y fotocopiadora en WeWork Enrique Butty, Buenos Aires.

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